【デジタル大好き税理士・戸村涼子presentsペーパーレスから始めよう】自己紹介＆デジタル化はゲーム感覚で

独立前も今も、ITによるデジタル化・効率化にこだわっています。

お客様とのやり取りはすべてオンラインで行い、事務所には紙の書類を一切置いていないくらい徹底しています。なぜここまで徹底しているのかというと、お客様のコミュニケーションに一番の価値を置いているからです。

お客様が困っているときはスピーディーに対応したい。

そんな思いからアナログで形式的な手続など、価値を感じない業務に対しては徹底的に効率化をしています。

ところで皆さんは、「デジタルを活用した業務効率化」に対してはどんなイメージをお持ちでしょうか？何やら難しそう、自分はITに詳しくないので関係ないのでは…と思われる方も多いかもしれません。

では、「ゲーム」だったらどうでしょうか。皆さんも、小さい頃（もしかしたら大人になった後でも）に一つや二つゲームをされていると思います。私は小さい頃ゲームが大好きで、難しいゲームをクリアすると非常に満足に浸ることができました。そのときの充実感が、現在の業務効率化のモチベーションにつながっていると感じています。

例えば私が初めて実務で業務効率化を感じたのは難しいプログラミングではなく、「ショートカットキー」でした。職場の先輩がマウスを使わずにブラウザやExcelを操作していて「かっこいい！私もこうなりたい！」と思ったんですね。次に、挑戦したのがExcelのマクロです。これも先輩の見よう見真似でやってみて、これまでポチポチマウスでクリックしていたことがあっという間にできてゲームの裏技をマスターできたかのような、なんとも言えない満足が得られました。

独立した後も、日々クラウドを活用してお客様とペーパーレスを実現し、RPAやプログラミングを利用したいわば「ゲームの裏技」を使った業務効率化を楽しんで行っています。

ここで言いたいことは、デジタルを活用した業務効率化はとっても楽しい、ということです。業務効率化の目的として、「人材不足の解消」「生産性アップ」などが決まり文句のように言われますが、正直それだけだと人のモチベーションは上がらないですよね。「仕事にゲームだなんて！」と思われるかもしれませんが、私はこの「達成感」は非常に大切と思っています。人は、モチベーションがなければ良い仕事はできません。

組織の業務効率化で、もうひとつ大切なことがあると考えています。それは、「（ちょっとしたことでも）業務効率化した人を褒め合う」という文化です。

というのも、残念なことに私が組織にいた頃、デジタルを活用した業務効率化をしても、周りに全然興味を持ってもらえなかった経験があるからです。むしろ、「やり方を変える必要はない」と反発されてしまったこともありました。どんな組織でも「仕事のやり方の変化」に対する対抗勢力は存在するものです（それが嫌で私は独立してしまったのですが…）。ただ、私の説明不足や態度にも問題があったのも事実です。「どうせこの人たちに言っても伝わらない。だからこっそりひとりで効率化してしまおう…」と。せっかく身につけたスキルをひとりで抱え込み、周りに共有できませんでした。

このとき必要だったのは、「業務効率化は、楽しい」「業務効率化で、仕事短縮ができたらみんながハッピーになれる」「みんなで業務効率化スキルを共有しよう」という価値観です。闇雲に「業務効率化だ！」とトップが先陣をきってもこういった価値観が共有できていなければ従業員は自分ごととして考えられません。
もちろん、トップからではなく、ボトムアップ的に価値観を変えていくことも可能と考えています。

皆さんの職場はどうでしょうか。まずは目指すところを共有するところからがスタートです。

デジタルを活用した業務効率化で大切なことは、いきなり大きな改革を考えないことです。例えば、いきなりRPAやプログラミングを学ぼう！ではハードルが高すぎます。そもそも、業務効率化は「ここは改善したい！」と思う業務があるからこそ意味があります。まずは皆で改善点のアイデアを出し合うところからスタートです。本当に小さなことでも構いません。

例えば、Excelのコピペ作業です。私が会社の経理部に勤務していた頃、経理部員のひとりが遅くまで残業して延々とコピペ作業を繰り返していたのです。その方はそれが当たり前と思っていたのでしょう。しかし、Excelのコピペ作業はマクロやExcelVBAを使えば、大げさではなく1日かかっていた仕事を数分で終わらせることが可能です。これこそ、先ほど書いたゲームの裏技ですよね。こういうちょっとしたスキルを皆で共有できれば、残業もなくなり、経理の本来の仕事である数字の分析などより価値の高い仕事にシフトできるようになります。

「なんだ、すごいデジタル化の話が読めると思ったのにコピペの効率化の話か…」とがっかりされた方、こういった小さな達成感が積み上がって大きな成果につながることを忘れないでください。

次回以降、私がこれまでしてきたデジタル化やそこで得られた気づきなど具体的な話に入っていきます。

是非、楽しみにしていてください。