「レスペーパー」って？ペーパーレスと何が違うの？

ペーパーレスならよく聞くけど、それをひっくり返した「レスペーパー」はあまりなじみがないかもしれません。どんどん紙をなくそう！がまさにペーパーレスですが、「レスペーパー」には、徐々に紙を減らしていこうという意味があります。これまで、色々な製品やサービスを通じて「紙をなくそう！」という働きかけがされてきましたが、なかなか紙はなくなりませんよね。逆にペーパーレスが目的になってしまうと、実務的に困ってしまうことも。

なので、サイオステクノロジーでは、紙を減らしながら、お仕事を気持ちよく進められるように変えていこうという想いを込めて「レスペーパー」をご提案しています。

例えば毎日のお仕事をデジタル化しよう、ペーパーレスで進めようと思えば、今や色々なツールが提供されています。レシートや領収書もアプリで発行、なんてサービスを利用されている方もいるかもしれません。あるいはけっこうなお値段のする“文書管理システム”を会社が導入していて、その仕組みに乗っかればあらゆる書類がPDFなどに変換されてペーパーレス化できます！なんて説明をされたかもしれません。

でも本当にそれでお仕事回ってますか？逆にストレスを感じていたりしませんか？
デジタル化は出来た方がいいけれど、気が付くと「ペーパーレス」という圧を感じていたりしませんか？

社内ワークフローがペーパーレスになりました！電子契約が導入されました！それでも紙の書類は消えていませんよね。もちろん法律に基づいて、決まった期間は保管しないといけないものもあります。これまで紙だったものをデータ化するという「切替」のハードルが高くて思ったより苦しんだ経験がある方もいらっしゃるかもしれません。

とにかく紙をなくそう！と頑張るペーパーレスでストレス、紙が残ってもストレス、これだとつらくなっちゃいませんか？

ちょっと待って!今、目の前や戸棚には紙があふれてる。ペーパーレスなんて全然進んでない、という方もいるかも。

トップの理解がなくて～、目の前の仕事にみんな追われてて～、様々な理由で職場の環境改善がなかなか進まないケースも見られます。これまでと同じ大変な仕事が続くだけでは、会社に来るのがイヤになっちゃうかも。その中で、紙を減らすことに取り組むなら、やっぱりみんなのお仕事が楽になる、そこが大事です。ペーパーレスはみんなが楽になる手段だと思えば、きっとストレスもだいぶ緩和されます。

徐々に紙を減らしながら、お仕事を楽にしていく。

具体的にはどんな例があるでしょうか。

例えば、建設業だと、工事に関する提出書類がゴマンとあります。

そのテンプレートをお役所のWEBサイトからダウンロードするんだけど、PDFだから、一回印刷して、そこに手書きで記入して、紙の提出が×なら、わざわざスキャンして提出、なんてとっても大変ですね。

ダウンロードしたPDFが編集出来てPCで記入出来たら、それだけで作業時間が数分の１に！

早く帰ってもらうためなら、PDFを編集できるようになるソフトウェアを入れてもいいな！購入して導入してもいいな！と思いませんか。使い方もきっと覚えますよね。

今まではオフィスに来るのが当たり前だったから、ファクスの業務も何気なくこなしてたけど、家からでも仕事できるかも、と思ったとたんに巨大な壁として立ちはだかってきます。

リモートワークできるはずなのに、ファクス当番は誰か出社して、ファクスをあて先別に仕分けして、なんなら席まで配って、それ以外の仕事は家でもよかったー！なんてことも。

でもファクスで入ってくる注文書は急にやめてくれないだろうしな。。。

そんな時には今ファクスを受けているコピー機にオプションがないか、確認してみてください。
月に数千円でファクスをPDFで、しかもあて先別や年月日別に整理して保存してくれちゃうサービスがあります。これで、みんなリモートワーク！ペーパーレスのメリットを実感できますよね。

「レスペーパー」は段々紙を減らしていくことですが、レスペーパーJPが伝えたいのは、やりきるのが大変な“ペーパーレス”や、なかなか片付かない“紙”に絶望するのではなく、お仕事が楽になるところから少しずつ紙を減らしていく、みんながハッピーになれる「レスペーパー」です。

様々なニュースや、チャレンジのヒント、スペシャルコラムなどを通して、みんなの「レスペーパー」を応援していきます。