スキャンから始めるレスペーパー

レスペーパーで紙を減らす、その時に最初に考えられるのが、現在紙で保存しているものをデータ化する「スキャン」です。オフィスにある複合機（コピー機）でできるところも多いと思いますが、実際に使っていますか？

スキャンのやり方、というと、多くの人にとって、会社に導入されている複合機（コピー機）についている機能で、メーカーから案内されたやり方でそのまま使っている、という方が多いのではないでしょうか？

例えば、複合機（コピー機）の前にスキャンしたい文書をもっていったら、セットして、スキャンのボタンを押すと、読み込まれた文書に勝手に名前がついて、スキャン用の共通フォルダに入ります。（各人にメールで届く方法もよくあります）

そこから自分のPCに戻って、共通フォルダを見に行って、さっきのファイルを探し出し、自分のPCにファイルを移動させて、そこから用途に合わせてファイルをいじります。

お客様に送る文書なら、失礼のないようなファイル名に直して、ファイルの上下を確認して、（なぜかよく逆さになりますよね！）、最後にメールに添付する。

あるいは社内処理のための請求書などは、支払が決裁されたファイルをスキャンして、わかりやすい名前で保存しなおして、ワークフローのシステムに添付する、といった流れです。

ハッキリ言って、めんどくさくないですか？

おそらくスキャンを使う機会は、文字通りペーパーレスのニーズが高まって増えてきていると思います。にもかかわらず、この面倒な手順が必要になるのは、ズバリ、多くの人が「仕方ない、スキャンってそういうものなんでしょ。」と思い込んで、楽になる方法を知らないからです。例えば月に1度、月末の締めの時にしかスキャンは使わないので、「めんどーだな」と思いながら、毎月いつものやり方で処理してます、という方、あなたじゃないですか？実はいいやり方があるんです。

ペーパーレスにはスキャンだ！紙で保存している文書をどんどんデータ化しよう！

ある日、偉い人が突然言い出したとします。

でも一つ一つの文書を、読み込んで、共通フォルダからダウンロードして、中身に合わせてリネーム（ファイル名を付けなおすこと）して、を繰り返すとしたら気が遠くなってしまいます。やって！と言われたら逃げ出したいくらいですよね。

「スキャン」を具体的に思い浮かべるといい思いはしないあなたも、心を無にして作業として淡々とこなしてきたあなたも、紙を減らしてお仕事気持ちよくの「レスペーパー」な解決法があります。

スキャンボタンを押した途端につくられる、あの日時の数字がずらっと並んでいるファイル名、あのまま使われることがないなら、あんなファイル名にしなきゃいいのに。

そうですよね。だから事前にスキャン後のファイル名を決められる方法があります。

しかも見積書とか請求書等々よく使う単語は単語帳から選んでつけられます。年月日を見やすくつけることもできます。

より詳しく知りたい方はこちらから

スキャンしたファイルが、共通フォルダに中身のわからない名前で保存されて、それをもう一回探しに行く手間、なくせます！

最初から、スキャンしたファイルを、使う人のフォルダに、そのまま使える名前で保存されるのがいいですよね？複合機（コピー機）もそれぞれのPCもネットワークにつながっているこの時代なら、難しいことではありません。今までの「スキャン」で自分のPCに戻ってからかけていた手間はなくせるんです。

もっと詳しい情報はこちら

複合機（コピー機）ではスキャンした文書をOCR（文字認識技術）で読み取ることができます。（有料オプションの場合が多いです）読み取った文書を「テキスト付きPDF」で保存すれば、スキャンした文書の中身がテキストとして検索できるようになります。

わかりやすいファイル名をつけるだけでなく、実際のテキストで検索できるので、必要な文書がすぐにみつけられてお仕事が楽になります。

テキスト付きPDFでの保存についてはこちらから

紙を減らす第一歩が「スキャン」。スキャンを今以上に手間なくスムーズに進められる方法があります。

「紙を減らして、お仕事気持ちよく」のレスペーパーに「スキャン」からチャレンジしてみませんか。

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