ファクスはもうペーパーレスでよくないですか

紙を減らす、その代表選手といわれるのが、いまや日本独特ともいわれるファクスです。中央省庁や東京都での脱ファクスのニュースが一時かなりの話題となりました。でも、まだまだ現役なのも事実です。紙を減らすだけでなく、リモートワークなどの障害ともなる紙のファクスはレスペーパーにとって、天敵なのでしょうか。

こちらはCIAJ画像情報ファクシミリ委員会が2022年と2020年に調査した結果です。

まだ半数近くの方が仕事でファクスを使用しているとのことです。

これから減少傾向にはなりますが、そう簡単にはなくならない。でもこれまで通りの紙のファクスのままでよいとも思えない。紙を減らして、お仕事気持ちよく、のレスペーパーの出番ですね。

もちろん、やりとりする相手に、ファクスを止めて、メール等に移行してもらう、という手もありますが、それが難しいからまだ半分近くで利用されているとも言えます。

そこで、ファクスを残して紙を減らすには、もったいぶるまでもなく、“ペーパーレスファクス”と呼ばれる製品群があり、すでにある程度の歴史もあります。

その中でも、断然おススメできるのが、複合機を活用したファクスソリューションです。他と比較してどこがよいかといえば、すでに複合機でファクスを受信している企業が多いことが挙げられます。家庭用ではまだしも、さすがに企業でファクス専用機を見かけることも少なくなったのではないでしょうか。

また、ファクスには電話の回線が必要となりますが、設置の際に接続しているケースが多いと思われます。電話回線に接続しない手段を採用すると、ファクス番号が変わってしまう、という大問題が発生するのです。

相手の負担を増やさずにペーパーレス化するという意味では、複合機を活用したファクスソリューションが最もふさわしいと言えます。

いわゆるペーパーレスファクスとしては、PCファクスなども複数の製品があります。初期にはデバイスの特徴が反映されサービスの個性がありましたが、近年はそれぞれ工夫を重ね、電話番号そのままで使えるサービスも出てきました。

また、クラウドを活用したサービスも最近の特徴の一つです。共有などがしやすい面があり、受発注業務などを意識して、受信ファクスに簡単な加工をしての返信機能なども提供されています。

受信する側でファクスをデータ化し、処理することでどんなメリットがあるでしょうか。

複合機を活用したファクスソリューションなら、受信したファクスを、相手先の情報に合わせて、お客様別や社内の担当者別、あるいは年月日別などに整理して保存。受信したファクスには自動でファイル名を付与できます。いままで手で行っていた“振り分け”はアプリケーション側が自動でやってくれます。保存にふさわしいフォルダがなければ自動生成できるものもあります。

さらには、OCRにより、受信ファクスの天地補正をしてくれるサービスもあり、業務に活用しやすくなります。

また、指定したフォルダに新着文書が保存されると、パソコンのデスクトップに新着通知を表示できます。タイムリーに新着文書を確認することができ、業務効率がアップします。

代表的なサービスについてはこちらをご参照ください。

紙では実現しないのは、受信したファクスを必要な人で共有できるサービス。もちろん

社外からアクセス可能なサーバーや、NASなどにファクスを保存すれば共有可能ですが、各クラウドサービスと連携して、共有を実現できるサービスもあります。

利用者が契約しているクラウドサービスに保存すれば、どこにいてもファクスの内容を確認し、対応できるようになります。

代表的なサービスについてはこちらをご参照ください。

ここまで主に複合機を活用したペーパーレスファクスソリューションの良い点をご紹介してきましたが、大事な注意点があります。

ペーパーレスファクスとしてファクスを受領すると、電子帳簿保存法にて、2024年1月より電子保存が義務化される電子取引の対象となります。このことは国税庁が発表している一問一答にも記載されています。

【国税庁】電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

こちらに対応するためには、受信ファクスの中から必要なものを選定し、電帳法の要件に沿った形で保存することが必要です。義務化にあたってのポイントの一つとなりますので、確実に準備をお願いします。

電帳法対応については、その対応を見越して、受信ファクスの保存が2か所に可能なサービスもあります。通常の業務に必要なファクスは担当別などで保存し、それぞれ活用しつつ、

もう一か所はバックアップとして全件を保存しておき、担当者が選別の上で必要なものだけを、電帳法の保存要件に沿って保存すれば、日々の業務を止めることなく、法対応が可能になります。

代表的なサービスについてはこちらをご参照ください。

紙のままでは色々と業務効率の妨げとなりかねないファクス。複合機を活用したペーパーレスファクスソリューションは、まず紙を減らし、さらにデジタルデータの特徴を活かしてお仕事を気持ちよく進められる、レスペーパーの入り口にぴったりです。