【デジタル大好き税理士・戸村涼子presentsペーパーレスから始めよう】インボイスを電子で受け取った場合はどうする？

2023年10月1日から、インボイス制度が始まりました。経理部に所属されている人たちは、今が一番大変な時期かもしれません。

この連載のテーマは「ペーパーレス」ですが、インボイスも電子で受け取ることが可能です。ただ、いくつか要件があるので注意が必要です。
※以下、消費税の原則（本則）課税を選択している事業者向けの説明となります。

まず、インボイスは紙であれデータであれ、以下の項目が含まれている必要があります。こちらは以前から言われていることなのでお馴染みですね。

• インボイスの発行者の氏名又は名称
• インボイス発行者の登録番号
• 受領者の氏名又は名称
• 取引年月日
• 取引金額
• 取引内容
• 軽減税率の対象品目である旨の表記
• 税率ごとに区分して合計した対価の額及び適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等

これまでと大きく異なるのは、「インボイス発行者の登録番号」が必要となる点です。

次に、インボイスを電子保存するためにはいくつか要件を満たす必要があります。単にデータをもらってそのままどこかのフォルダに保存するだけではダメなんですね。

電子帳簿保存法の理解だけでも大変なのにインボイスの電子保存まで！と思われるかもしれません。でも、安心してください。インボイスの電子保存の要件は、電子帳簿保存法の電子取引保存の要件と同じです。電子取引保存の要件は、前回書いたように、以下となります。

今回はもう少し要件を詳しくみていきます。

まず、形式的な要件として3つあるのですが、すべてを満たす必要があります。

1.の書類の備付けは、電子取引保存に自社開発のソフトを使っている場合にそのマニュアルを保存してね、というものです。市販のソフトを利用する場合には必要ありません。

2.の見読可能装置はディスプレイなどを備え付けて、肉眼で電子取引データを確認できるくらいにはしといてね、というものです。これも問題なさそうですね。

3.の検索機能は、以下の3つで検索できるようにしておいてね、という要件です。

• 取引日
• 取引金額
• 取引先

さらに、税務調査があったときには、データをスムーズに提供することが必要です。

「うわ、検索要件のためにシステム導入が必要かも」と思われるかもしれませんが、検索機能は誰もが使っているExcelでも満たすことができます。電子取引データの索引簿をExcelで作って通し番号によってデータと紐付けできるようにしていればOKです。

一方真実性の確保の要件は、「電子取引データの改ざんを防ぐ」ことを目的とした要件です。4つのうちいずれかを満たせばOKです。

1.の訂正・削除システムとは、電子取引データの訂正・削除をしたときにその履歴を残せる、又は訂正・削除ができないシステムのことを指します。昨今は「電子帳簿保存法対応システム」と謳っているシステムが次々と販売されており、これらを利用していれば自動的に要件を満たすことができます。

2.と3.はタイムスタンプ機能（出来事が発生した日時・日付・時刻を記録できる機能）がついたシステムを利用すれば満たすことができます。

以上のとおり、1.〜3.はシステム投資が必要です。

4.はそのような投資が難しい会社の選択肢として有効です。電子取引データの改ざんを防ぐために以下のことを事務処理規程として定め、電子取引保存を行えばOKです。

• 電子取引の範囲
• データの保存場所
• 運用体制
• 訂正削除があった場合の処理

このようにインボイスを電子で受け取った場合には、

• インボイスの項目（特に登録番号）が含まれているか
• 電子取引保存の要件に従って保存したか

の2点を気をつけていれば大丈夫です。

イメージがつきづらいと思うので、いくつか事例を紹介したいと思います。

ECサイト等で商品を購入した場合、通常紙の請求書は発行されず、インターネット上から領収書等をダウンロードすることになります。

10/1以降、このダウンロードした領収書等データに、インボイスの項目が含まれているか確認し、電子取引保存が必要です。

例えばAmazonビジネスで商品を購入した場合、注文履歴からインボイスを取得できるようになるとされています（インボイス制度で何が変わるの　https://business.amazon.co.jp/ja/discover-more/blog/tax-reform-overview#f）。

このとき、記載される登録番号はAmazonの登録番号となります（受託者が、委託者の代わりにインボイスを交付することができるため。「媒介者交付特例」といいます）。インボイス発行事業者でない場合には、登録番号は記載されません。

昨今では、サブスクリプション（定期購入）で商品やサービスを購入する会社も増えました。インターネット上で契約、電子決済を毎月行っているケースも多いでしょう。この場合も紙の領収書は発行されませんのでインボイス＆電子取引保存の要件を満たす必要があります。

まず、サブスク購入の契約時又は定期購入時に何らかのメールがきているはずなので、その内容を確認します。

サブスク購入の場合、領収書データがメールに添付されているケースが多いです。10/1以降は、インボイス発行事業者からの購入の場合登録番号がどこかに記載されているはずなので確認した上で、電子取引保存の要件に従って保存しましょう。

店舗等でクレジットカードを利用した場合、「後からネットで利用明細データをダウンロードできるから都度領収書の保存は不要」と思われる方も多いかもしれません。しかし、クレジットカードの利用明細はカードの利用者に対して販売した事業者が発行したものではないため、インボイスとして扱えません。

この場合、レジで渡される売上票等に、インボイスの項目が含まれていればインボイスとして扱うことができます。ただこのケースでは売上票等は紙で発行されるため、データで保存する場合には電子取引保存ではなくスキャナ保存となります。面倒な場合には紙のまま保存しても良いでしょう（スキャナ保存は任意のため）。

なお、ETCを頻繁に利用する会社については国税庁より特例が発表されています。具体的には、1回の利用ごとに登録番号が記載された利用証明書を入手する必要はなく、クレジットカード会社の利用明細書と任意の一取引の利用証明書をネットからダウンロードして保存しておけば問題ないというものです。

いずれにしても、クレジットカード決済の場合には

• クレジットカード利用明細書
• インボイスの要件を満たすデータ

の両方を保存しておけば大丈夫です。

電子取引をしている取引先のインボイス対応が遅れていて、送られてくる請求書データの中に、登録番号がなかった…というケースもあるでしょう。

この場合、登録番号が記載された請求書データの再発行が絶対必要かというと、そんなことはありません。後日、登録番号をメール等で通知してもらい、そのデータを請求書データと併せて保存すればOKです。