【デジタル大好き税理士・戸村涼子presentsペーパーレスから始めよう】デジタル時代の情報整理術

世の中のデジタル化が進むにつれて、あふれかえる情報をどのように整理すればいいのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
散らかった部屋がくつろげないように、情報が溢れかえっている状態だと仕事の効率も上がらないですよね。

そこで、今回は私が実施している情報整理術について書きます。

皆さんが毎日使うパソコンを開いてみてください。そこには、データやフォルダが溢れかえっていませんか？

デスクトップは、1日の仕事を始める大事な場所です。そこが整理されていないと、気が散り、良いスタートダッシュができません。それだけでなく、自分のパソコンにのみデータを保存するのは、そのパソコンが万が一クラッシュしたときにデータを完全に失うリスクを抱えることにもなります。

私のパソコンのデスクトップには、常に何もない状態にしています。データはすべてクラウドに保存（又はパソコンに保存してクラウドと同期）し、万が一パソコンが動かなくなってもデータが残るような仕組みにしています。何か作業をするときは、クラウドからデータを開き、クラウドに保存します。

万が一のときだけでなく、普段の効率アップにもこの方法は有効です。「クラウドにもデスクトップにもデータがあってどっちが最新かわからなくなってしまった」ということはありませんか？古いデータをお客様に送って迷惑をかけてしまうだけでなく、どっちが最新か、といった価値のない作業に時間を取られてしまうリスクがあります。また、クラウド保存であればパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど他のデバイスからもアクセスできる安心感があります。「あのパソコンを開かないと情報がわからない」状態はなるべくなくしたいものですね。このように、情報の一元化という観点からもデータは皆が共有できるクラウド（組織でしたら社内イントラネットなど）に最初から保存することをおすすめします。

ちなみに、何かソフトをインストールされると勝手に作られるショートカットアイコンも私は速攻消しています（親切心で作ってくれるのでしょうけども…）。こういうショートカットアイコンもデスクトップを汚す原因です。自動的に作られたら速攻消しましょう。

「でも、目的のアプリがどこに保存されたかわからないし、すぐに開けなくなったら困る」という方は、是非アプリにたどり着くショートカットキーを覚えましょう。

私はMacのパソコンを使っているのですが、「Spotlight」というアプリやファイルを探せる機能を利用しています。Command＋Spaceキーで開けるので、ここにアプリ名を途中まで入れればすぐにアクセスできます。パソコンに保存したファイルもこれで探し出せます。また、よく使うアプリは「Dock」という下のツールバーに置いておけばすばやくアクセスできます。Windowsにも「ランチャー」（アプリやファイルを効率的に開く仕組み）という便利な機能がありますので、使ったことがない方は是非お試しください。

慣れてくれば、デスクトップに常に何もない状態、かつショートカットキーでファイルやアプリを開く快適さにハマるはずです。

仕事やプライベートで思いついた企画やアイデアをそのままにしていて、気づいたときには「忘れてしまった」ということはありませんか？人は、忘れていく生き物です。思いついたときにはすぐにメモしましょう。

筆者はメモを日々の習慣にしています。その内容は仕事やプライベートでやるべきことだけでなく発信のネタ、読んでみたい本、行ってみたい場所、もやもやした感情…など広範囲にわたります。人は、仕事をしているだけではなく、様々な活動をしています。その活動から得られる示唆は、メモをしていくことで自分の中であらたな発見につながり、行動につながる価値のあるものです。

現代は本や人から聞いたことだけでなくネットやSNS、動画など、あらゆるところから情報を得ることができます。ただ、漫然と受け身でいるだけでは右から左に情報が流れていき、自分の成長につながりません。そこで、一歩立ち止まって自分の言葉でメモすることが大事になってきます。

特に仕事でおすすめしたいアプリが、マインドマップのアプリです。マインドマップとは、自分の思考をツリーやアメーバ状にビジュアル化して、まとめるアプリです。自分の頭の中を整理する、アイデアや企画をまとめる、などの作業に最適です。私は、主に原稿・書籍の執筆やセミナー企画に利用しています。自分の思考を一覧にすることで、漏れや重複を防ぐ、全体を俯瞰することができます。

もうひとつ、私が日々利用しているのがクラウド型のメモアプリです。最近では、メモ管理だけでなく、スケジュール管理など幅広い用途に対応しているアプリもあります。メモは、思いついたときにすぐにメモでき、かつどこからでも閲覧できる状態でなければ意味がありません。そこで、メモアプリと同期できるスマホのアプリも利用していて、「何か思いついたときにすぐにスマホでメモ→メモアプリに同期→後で見返して自分の言葉でまとめる」ことを習慣にしています。メモは、すぐに見返すことが大事で、毎朝、前日のメモを整理して行動に移しています。このような習慣を作ることで、自分のアイデアが無駄にせず、行動に移すことができます。

今の時代、便利なメモアプリは無数にあります。手軽にメモできて、すぐに同期できるクラウド型のアプリであることがポイントです。すぐに見返して整理する習慣も大切です。是非、気になったアプリを試してアイデアを行動に移してみましょう。毎日が変わります。

このように、デジタル大好きな著者ではありますが、実はアナログも並行して活用しています。先程、頭の中の思考を整理するマインドマップソフトがお勧め、ということを書きましたが、同じことをノートに手書きして行うこともあります。どちらかというと、プライベートで課題を抱えているときに行う方法です。自分の感情を思うままに書き出し、「なぜ？」を矢印でつなげていくと頭の中だけでは整理できなかった答えにつながることがあります。「手書き」は一見時間がかかる作業ですが、自分の手を動かし、自分の筆跡を感じながら行うことによって自分で納得していく感覚がデジタルよりもある気がします。ですので、仕事・プライベートかかわらず人生で重要な判断をしなければいけないときなど、「ここぞ」というときには手書きがおすすめです。ちなみに、手書きしたメモも私はすべてデジタル化してメモアプリに保存しています。情報の一元化のためと、「書いたノートをなくす」リスクがあるからです…（データの整理は比較的得意ですが、物の整理整頓は得意ではないため）。

スケジュール管理も、普段はデジタルのカレンダーを利用して「うっかり」を防いでいますが、実は紙のカレンダーも買って利用しています。写真も絵も何も描かれていない、とてもシンプルな卓上のものです。仕事机に常に置いています。デジタルのカレンダーが「主」で、紙のカレンダーは「従」です。なぜわざわざ2つ準備しているのかというと、デジタルのカレンダーは閲覧性が低く、アプリを開かなければ見ることができない、予定の詰まり具合を把握しづらい、という弱点があるからです。一方紙のカレンダーであれば自分で書き込むことによって記憶が定着されますし、アプリを開くことなくすぐに確認できる閲覧性の良さが気に入っています。実際、デジタルのカレンダーに記録していた予定を忘れていたときに、紙のカレンダーを見て助かったこともあります。

その他、「今日はやるべきことがたくさんある」とわかっているときは、敢えてやることを紙に書き出して机に出しておくこともします。デジタルのタスク管理ツールも利用していますが、紙に書いてあるタスクをひとつひとつペンで消していくことで安心感につながります。