沖縄県下最大の中部地区医師会が年間1万枚以上のペーパーレス化・デジタル化に成功

Mediboardを提供するサザンウィッシュは7月5日、沖縄県下最大の中部地区医師会にて、医療事務のペーパーレス化とデジタル化に成功した事例を紹介した。

同医師会は、健診センター、訪問看護ステーション、看護専門学校を展開。バックオフィスのデジタル化を進めるところだったが、特に紙で行う稟議処理に課題を抱えていた。

同医師会の稟議書類は全て紙で作成され、4施設で年間約2,500件の起案書や申請書などが回覧・捺印によって処理されていた。1枚の稟議には見積書や契約書など、4～5枚の補足資料が添付され回覧されていたという。

このため、出張などで不在にすると机の上が紙の山と化し、情報漏洩や紛失の危険性があった。

稟議処理においても、紙の回覧では決済状況が見えずタイムラグが生じる。また、契約関係の稟議は期日があるため、承認者を探したり、内線をかけたりなどの苦労もあったという。さらに、処理が終わった後も書類の保管や探す手間がかかっていた。

このような中、同医師会は鹿児島銀行の紹介で医療機関向けのMediboardを知り、導入。稟議に関しては、Mediboardの「お伺い書機能」を活用することとした。

これにより、年間2500件以上あった稟議書は全てペーパーレス化される見込みとなった。添付書類も考えると8割～9割の紙が削減され、情報漏洩リスクも極小化、用紙やトナー代も削減できるようになった。

承認処理では、承認までのタイムラグが削減され、最終承認までが短縮された。また、Mediboardの管理画面から現在の承認状況がわかり、当事者以外もチェックするようになったことから、金額の見直しが発生するという効果もあった。

さらに、差し戻しや却下の履歴が残るため、「こういう稟議は通らない」「この書き方ではダメ」ということが周知され、社員教育につながったという。

サザンウィッシュ ニュースリリース
https://www.southernwish.com/mediboard_case.html