【デジタル大好き税理士・戸村涼子presentsペーパーレスから始めよう】デジタルも大掃除、整理整頓を心がけよう

年が明け、新しい1年がスタートしました。皆さんは、年末に大掃除をされましたか？家をすっきりして新しい年を迎えるのは気持ちの良いものです。それと同じように、目に見えないデジタルも大掃除が必要です。今回は、デジタルの大掃除と普段からの整理について書きます。

「デジタル上のものは、物理的に存在するわけじゃないから大掃除も整理も必要ないのでは」と思われるかもしれません。確かに、デジタルは物と違って物理的に場所を取らないので、「家の中で身動きができなくなる」などの被害はありません。しかし、デジタル化によって年々管理するべきデータが増加傾向にある中、放置していると様々な悪影響がでてきます。
直接金銭的な被害となりうるのが、デジタル上の契約の管理漏れによるトラブルです。後述しますが、年々ネットで契約できる銀行や証券口座、サブスクサービスは増加しており、気軽に契約できる反面、管理が行き届かなくなっている人も多いです。
不要なデータを溜め込むことによって使っているPCやスマートフォンのパフォーマンスが落ちることも悪影響のひとつです。大量のデータを抱えていると、操作に負荷がかかるため、どうしてもスピードが落ちます。現代のビジネスパーソンに必須のPCやスマートフォンの操作性が落ちることは、全体のパフォーマンスにも影響するので深刻です。
また、見逃せないのが不要なデータを抱えることによる無駄な時間の発生です。データが溢れかえっていると、探すのに時間がかかります。特に重複データがある場合、「どれが最新か」を判断する無駄な時間も生じます。
デジタルが整理されていない状況は、精神にも悪影響を与えます。例えば、年明けに仕事をスタートさせるときに、デスクトップやパソコンに多くのデータが残っていたらどうでしょう。視覚に入ってくるものは、案外と影響が大きいものです。結果として雑念が多くなり、目の前の仕事に集中できない状態になります。
このような悪影響があることから、私はデジタルの大掃除と、普段からの整理が必要と考えています。

デジタルの中でも、まずは直接金銭と結びつくデジタル上の金融資産の整理が第一優先です。その他、写真やメモなどの整理をしていきましょう。

インターネットで気軽に口座を開設できる銀行や証券会社が増えました。今年は新NISA（少額投資非課税制度）がスタートし、初めて証券口座を開設したという方も多いでしょう。利用者にとっては便利になりましたが、その分管理コストも増えています。例えば、IDやパスワード管理です。近年は不正利用の手口が増えていることから、セキュリティ対策に力を入れている金融機関が多いです。皆さんも、銀行にアクセスするときにID・パスワードが分からなくて四苦八苦した経験があるでしょう。アクセスする頻度の少ない口座であればなおさらです。そこで、年に1度は契約している銀行口座、証券口座を一覧にして、IDとパスワードの管理をすることをおすすめします。IDとパスワードを安全に一元管理できるアプリもあるので検討しても良いでしょう。

キャッシュレスが進み、普段は電子決済がメインの方が増えました（著者も普段はほぼ現金を使いません）。一方、管理するべきクレジットカード、電子マネー、QRコード決済が増えた感覚があります。
クレジットカードは年に一度見直しをして、不要なものは解約したほうが良いでしょう。普段用、仕事用、海外用、など用途別にシンプルにしておくことをおすすめします。
電子マネーやQRコード決済についてはどれかメインを決めて、あとはサブという使い方のほうが管理しやすいです。普段よく使うお店やサービスによってポイントが付与されるなど、オトクな決済方法を検討するのも良いでしょう。

物品購入やサービス利用に応じて付与されるポイントやマイルも定期的に確認しましょう。使用期限があるものも多いため、残高を把握して使い切るようにしたいものです。日々忙しいと見逃しがちなので、時間のあるときに確認すると良いでしょう。

暗号資産は他の金融資産と比べて価格の変動が大きいため、定期的に見直したいものです。暗号資産取引所に預けている方は、取引所にログインできるか、暗号資産の価値がどの程度か定期的に確認しておくと良いでしょう。気をつけたいのは、取引所以外に暗号資産を保管している方です。例えば、ハードウォレットやWebウォレットです。このような保管方法の場合、秘密キー（リカバリーフレーズなどと呼ばれることもあります）の管理は自己責任であり、なくすと暗号資産を失うことになります。少なくとも、年に1度はアクセスできるか、確認したほうが良いでしょう。また、現状暗号資産は株で言うところの特定口座（売買があったときに自動的に所得税が計算・徴収される口座）がないため、売買益が出ている場合には自分で確定申告を行わなければなりません。暗号資産の所得計算は複雑であるため、取引を多く行う方は損益を計算しやすい取引所やツールの利用を検討しても良いでしょう。

サブスク（月額サービス）の大掃除も必要です。身に覚えのない料金が引き落としになって、「あれ、この引落はなんだっけ…」と確認したらもう使っていないサービスだった、ということは多くの人が経験しているのではないでしょうか。サブスクは気づかないと永遠に課金され続けてしまう怖いものです。少なくとも年に1度は今契約しているサブスクをリストにし、本当に必要かどうか確認して、不要なサービスは迷いなく解約しましょう。ご存知のとおり、サブスクにはいろんな種類があり、解約が面倒なものもあります。例えば、解約手続がわかりにくかったり、インターネットから解約が行えないものです。でも、ここでめげないのがポイントです。不要なサービスを契約し続けるのは金銭的だけでなく、精神的にもよくありません。本当に必要なサービスだけ残して、心身ともに軽くなりましょう。

デジタルで保存した写真も個人にとっては大切な資産です。近年、スマートフォンで気軽にきれいな写真を撮れるようになりました。その結果、保存するべき写真が膨大になっている方も多いでしょう。スマートフォンやパソコンに保存している方は、少なくとも年に1回は整理して、要らないデータを削除することをおすすめします。写真はデータサイズが大きいため、増えすぎるとパソコンやスマートフォンの操作性に影響がでる場合があるからです。おすすめしたいのは、外部のクラウドストレージに保存する方法です。なるべく普段利用するパソコンやスマートフォンは身軽にしましょう。

日々生活するうえで保管が必要な書類やメモをデジタルで保管している方も多いでしょう。著者も、紙で受け取ったものはすべてスキャンし、データで保管しています。これらも、ほっておくと整理整頓が行き届かなくなるので定期的に大掃除をしたほうが良いでしょう。不要なデータを削除し、必要なデータはあとから検索しやすいようにインデックスをつける、キーワードをいれるなどの工夫をすることをおすすめします。近年は、個人でも使いやすいメモアプリがたくさん出ているので、利用するのも一つの手です。

以上、デジタルの大掃除について書きました。著者も年末年始など、年に一度の大掃除をしていますが、それ以上に気をつけているのが普段の整理整頓です。家の掃除と同じで、デジタルも普段から汚さないように整理整頓を心がければ、大掃除もそれほど負担にはなりません。
著者のデジタル整理整頓のタイミングは、1日、1ヶ月単位です。家計簿アプリを利用しているので、普段から銀行口座や証券口座の残高は把握しています。また、保存するべき写真や書類などのデータも用途別にGoogle PhotoやNotionなどのクラウドストレージに保存してパソコンには何も残さないようにしています。パソコンのデスクトップには何もファイルを置かないのが原則です。
1ヶ月単位では、会計ソフトや家計簿アプリに連携できない資産（NFTやハードウォレットに保管した暗号資産など）含めて全財産をリスト化しています。同時にサブスクサービスも見直し、不要なサービスを解約しています。ただ、年単位の契約もあるのでそれらは年一で確認しています。こうすることで、「うっかり契約忘れ」を防ぐことができています。